Niet eerder werden zoveel fysieke bijeenkomsten zoals concerten, theatervoorstellingen en businessevents verschoven danwel geannuleerd. Snel schakelen en kijken naar goede alternatieven was in dezen onontbeerlijk. Eventmanagers hebben zichzelf in korte tijd moeten specialiseren als professionals voor online events. Een digitale versie van een evenement opzetten betekent namelijk pionieren. Het vergt een andere manier van denken. Ikzelf heb het aan den lijve ondervonden. Hieronder mijn ervaring. En vier misvattingen die ik de wereld wil uithelpen.

1) Er is minder budget voor nodig

Nonsens. Met zijn allen hebben we het idee dat online events minder kosten dan fysieke bijeenkomsten. Inmiddels weet ik uit ervaring dat dit niet waar hoeft te zijn. Wat wel klopt is dat budgetten anders worden besteed. Bij fysieke bijeenkomsten reserveer je een groot deel voor locatie en logistiek. Bij online events verschuiven de kosten naar bijvoorbeeld een goed platform en naar het creatief aanbieden van content. Zowel bij vooraf opgenomen webinars als bij live events moet de content professioneel en aantrekkelijk ogen. Een decor in de vorm van een studio, meerdere camera’s, perfect geluid en een goede regisseur zijn geen overbodige luxe. Denk hierbij aan de live persconferenties van premier Rutte.

2) Minder (voorbereidings) tijd nodig

Nu je als organisatie geen locatie hoeft in te richten, kun je aannemen dat een groot deel van de voorbereidingstijd komt te vervallen. Niets is minder waar. In de praktijk blijkt dat er evenveel taken voor in de plaats terugkomen en soms zelfs meer.

Alle sessies en webinars wil je op een professionele manier vastleggen. Het vraagt misschien geen grote aankleding van één locatie, maar wel het inrichten van verschillende kleine studio’s waarin de video’s via een strak draaiboek worden opgenomen. Dit is nodig om het professionele karakter van het evenement overeind te houden én om ervoor te zorgen dat de content interessant genoeg blijft om naar te kijken. Daarnaast zijn sprekers publiek gewend. Bij digitale events geen verwachtingsvolle ogen die naar het podium staren. En geen opwarmertje vanaf het podium. Interactie bij digitale bijeenkomsten vraagt om goede voorbereiding. De communicatie tussen sprekers en toehoorders moeten in goede banen worden geleid. Dit vraagt om een andere aanpak.

3) Behoeft geen andere presentatievorm

Een strakke verhaallijn en een goede presentatie zijn in deze belangrijker dan ooit. We zijn en blijven mensen en zijn dus gewend fysieke deelnemer te zijn. Bij online sessies of events hebben we doorgaans een kortere spanningsboog. Deelnemers moeten dus op een andere manier worden benaderd. De content moet kort, aantrekkelijk en makkelijk verteerbaar zijn. Bestaat een event uit meerdere sessies, verras het publiek dan met verschillende settings waarin de presentatie plaatsvindt.

4) Digitale events zijn de toekomst

In ons dagelijks handelen en werken hebben verschuivingen plaatsgevonden die na de pandemie ook zullen voortbestaan. Digitale events zijn hierop geen uitzondering en zullen een deel van de fysieke bijeenkomsten blijvend vervangen. Om te zeggen dat digitale events de toekomst zijn, gaat te ver. Daarvoor hecht het publiek te veel waarde aan menselijk contact. Ik vermoed dat online events zeker wel een vaste plek gaan krijgen in de marketingmix, maar zonder afscheid te nemen van fysieke events.

Tot slot

Hoewel je voorlopig niet meer het event kunt geven zoals je oorspronkelijk voor ogen had, kun je met wat creativiteit toch nog online toffe events neerzetten. Of digitale events de vervanger zijn voor alle events, ik denk van niet. Een hybride vorm lijkt me passender.